CRM’de açık kalan bir görev ile unutulmuş bir müşteri talebini ayırabilmek için son tarih, sorumlu ve tamamlanma ölçütü açık olmalıdır. Geciken görev raporu yalnız ekip performansını sıralamak için değil, günün takip işlerini görünür kılmak için kullanılabilir.
Görevin tamamlanma koşulunu yazın
“Müşteriyi takip et” yerine “Teklif kapsamıyla ilgili sorusunu görüş ve sonucu kayda ekle” gibi denetlenebilir bir görev tanımlayın. Zoho CRM belgesinde görevlerin sorumlu, son tarih ve ilgili kayıtla ilişkilendirilebildiği, kapanış için durumun Completed yapılması gerektiği açıklanır. Zoho CRM görev belgesi.
Günlük kuyruğu dört gruba ayırın
- Vadesi geçmiş ve hâlâ işlem bekleyen görevler.
- Bugün tamamlanması planlanan görevler.
- Başka bir ekipten bilgi bekleyen işler.
- Müşteriyle yeni tarih üzerinde anlaşılan takipler.
Her grupta müşteri kaydını, görev konusunu, sorumluyu ve son aktiviteyi yan yana gösterin. Başka ekipten yanıt bekleyen bir işi sürekli yeni tarihe taşımak yerine bağımlılığı ve talep edilen bilgiyi ayrıca kaydedin. Sorumlusu boş görevleri de ayrı kontrol edin.
Tarih değişikliğinin nedenini koruyun
Varsayımsal bir durumda müşteri teklifini gelecek hafta değerlendirmek istediğini söylesin. Takip tarihinin değişmesi uygundur ancak bu anlaşmayı görüşme notuna ekleyin. Buna karşılık arama unutulduğu için ertelenen görevde gecikme nedeni kayıtta kalmalıdır. İki durumun aynı raporda aynı anlamı taşıması ekip planlamasını bozar.
Aşama değişimi ile görev kapanışını eşleştirin
Bir fırsatın durumu değiştiğinde açık görevlerin hâlâ anlamlı olup olmadığını inceleyin. CRM aşama geçiş kriterleri görevlerin hangi durumda tamamlanacağına karar vermeyi kolaylaştırır. Bir arama görevinin tamamlanmasını teklifin kabulüyle aynı sonuç olarak raporlamayın.
Yönetici incelemesini kısa tutun
Günlük kontrolde en eski açık işler, sorumlusuz kayıtlar ve tekrarlayan erteleme nedenlerine odaklanın. Hatırlatma ayarlarını ekibin gerçekten takip ettiği kanalla eşleştirin. CRM kurulum ve entegrasyonu kapsamında günlük görev kuyruğunu satış sürecinize uygun biçimde tasarlayabiliriz.
İşletmenizin akışını birlikte değerlendirmek için +90 544 180 19 23 numarasından arayabilir veya WhatsApp üzerinden projenizi paylaşabilirsiniz.
