CRM veri aktarımı, Excel dosyasını sisteme yüklemekten daha geniş bir iştir. Alan eşleştirmesi, kayıt sahipliği ve eski görüşme notları doğru taşınmadığında ekip yeni sistemde eksik bilgiyle çalışır. Sağlıklı geçişte ilk hedef bütün dosyaları aynı gün aktarmak değil, verinin anlamını koruyan ve geri alınabilen bir süreç kurmaktır.
Kaynak dosyayı ve alan sözlüğünü hazırlayın
Önce hangi dosyanın güncel kaynak olduğunu belirleyin. Birden fazla satış temsilcisinin farklı listeleri varsa bunları doğrudan birleştirmeyin. Sütunların anlamını açıklayan bir alan sözlüğü oluşturun: telefon, ülke, dil, kaynak, sorumlu, durum ve sonraki işlem tarihi. “Yeni” statüsünün hiç aranmadı mı, yeni geldi mi anlamına geldiğini açıkça yazın. Aynı adla kullanılan farklı durumlar raporu bozabilir.
Telefon ve tarih biçimlerini doğrulayın
Telefon alanlarını sayı olarak işlemek baştaki sıfırı veya ülke kodunu kaybettirebilir. Metin biçimini koruyun; ülke kodu olmayan bir numaraya tahminle kod eklemeyin. Tarihlerde gün ve ay sırasını, saatlerde kullanılan saat dilimini kaydedin. Boş hücre ile “bilinmiyor” değerini aynı kabul edip etmeyeceğinizi önceden kararlaştırın. Kaynak dosyanın değiştirilmemiş bir kopyasını koruyun.
Alan eşleştirme tablosu oluşturun
Örnek eşleştirmede “müşteri sahibi” sorumlu kullanıcıya, “son görüşme” faaliyet tarihine, “sonuç” ise tanımlı CRM statüsüne gider. Bu örnek her sistem için geçerli değildir; hedef uygulamadaki veri türlerini kontrol edin. Eski notların tamamını tek açıklama alanına taşımak, görüşme tarihçesinin filtrelenmesini zorlaştırabilir. Aktarılamayan alanları sessizce silmek yerine istisna listesine yazın.
Küçük ve çeşitli bir örnekle test edin
Önce farklı ülke kodu, boş alan, uzun not ve aynı kişiye ait tekrar başvuru içeren sınırlı bir veri grubunu deneyin. Kaç kaydın eklendiğini, kaçının güncellendiğini ve hangilerinin reddedildiğini karşılaştırın. Aynı dosya ikinci kez yüklendiğinde yeni kayıt mı oluşuyor, mevcut kayıt mı güncelleniyor mutlaka öğrenin. Test bitmeden ana dosyanın tamamını yüklemeyin.
Kabul ölçütünü ve geçiş sorumlusunu belirleyin
Temsili kabul ölçütleri; zorunlu alan kaybı olmaması, sorumlu atamalarının doğrulanması ve hatalı kayıtların ayrı dosyada listelenmesidir. Kayıt sayısının eşit çıkması bütün alanların doğru taşındığını göstermez. Ekipten örnek kayıtları açıp geçmiş notları ve sonraki görevleri kontrol etmesini isteyin. Eski sistemde değişiklik yapılacak son zamanı ve yeni sistemin kullanılmaya başlayacağı anı netleştirin.
Geçişi satış süreciyle birlikte planlamak için CRM kurulum ve entegrasyon kapsamını inceleyin. Reklam kaynağının da taşınması gerekiyorsa dijital pazarlama çalışması ile alanların sorumluluğunu birlikte belirleyin. Projenizi WhatsApp üzerinden paylaşabilirsiniz.
